.........Tecnología 3º ESO: Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación informática que permite realizar todo tipo de operaciones matemáticas, trabajar con datos numéricos, hacer cálculos complejos, etc.

Cuenta, con un importante número de funciones, desde las aritméticas simples a otras mucho más complejas como estadísticas, financieras, de manejo de datos, condicionales y muchas más.
La característica más importante de las hojas de cálculo es su capacidad de recalcular todos los valores obtenidos sin más que cambiar los datos iniciales. Esto es importante cuando los cálculos son extensos o complicados: imagina que se está realizando una declaración de la renta a mano y al final se descubre un error, habría que volver a calcularlo todo. Si se hace con Excel, sólo sería necesario corregir el dato erróneo.
Las hojas de cálculo no son meras calculadoras que realizan operaciones con los datos, sino que además sirven para ordenar, analizar, procesar y representar los datos.

El aspecto de una hoja de cálculo es semejante al de una tabla rectangular con forma de rejilla. Cada una de las líneas verticales de la rejilla recibe el nombre de columna, y cada una de las líneas horizontales, fila.

Los archivos de una hoja de cálculo se denominan libros de trabajo, y están formados por hojas. Puede haber hasta 255 hojas. Cada hoja de cálculo contiene 65.536 filas (1, 2, 3,..) y 256 columnas (A, B,..)

Para seleccionar una hoja, hemos de hacer clic sobre la solapa de la hoja que queramos seleccionar, o bien utilizar las flechas de avance y retroceso que hay junto a las solapas. Por defecto las hojas se llaman Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3..., pero podemos cambiarlas el nombre haciendo clic con el botón derecho sobre la solapa, eligiendo la opción: Cambiar nombre y escribiendo el nombre que le queramos dar.

La extensión de los archivos generados con Excel son .xls.

Para trabajar con una hoja de cálculo, es importante conocer los siguientes elementos:

Una celda es la caja que resulta de la intersección de una fila (horizontal) y una columna (vertical). Las celdas se nombran con una letra (que indica la columna a la que pertenece) y un número (que indica la fila a la que pertenece). Por ejemplo, B10 es la dirección de la celda correspondiente a la intersección entre la columna B y la fila 10.

En las celdas insertamos los datos con que vamos a trabajar.

La celda activa es la celda que aparece seleccionada y donde introducimos los datos en cada momento. La celda activa es fácilmente reconocible, ya que la línea de su borde aparece con un trazo más grueso.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas dentro de una hoja. Se identifica por el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, en la que comienza el rango, y por el nombre de la esquina inferior derecha, o lo que es lo mismo, donde termina el rango.

En las celdas se pueden introducir datos de muy diverso tipo (texto, números, fechas,fórmulas, etc.).

Formulas: todas la fórmulas se deben anteceder del signo igual (=). De otra forma Excel no las reconocerá como fórmulas: =21+15.

Excel permite la realización automática de multitud de operaciones (matemáticas, estadísticas, lógicas, financieras, de fechas y hora, de búsqueda, de operación con textos, de Bases de Datos, etc.). Estas operaciones están disponibles en forma de FUNCIONES.

La utilización de funciones requiere de cierto conocimiento de las mismas (para qué sirven, resultado que ofrecen, sintaxis, datos de entrada aceptados, etc.).

Afortunadamente Excel ofrece un asistente para la utilización de funciones.

Al seleccionar la función que se desea utilizar aparece el asistente de uso de funciones, que nos informará sobre cómo opera la función, operadores que requiere, resultado que devuelve, etc.

Las celdas con los datos sobre los que se va a aplicar la función (operandos) se pueden escribir directamente en la ventana del asistente, o bien se pueden buscar en las hojas del fichero Excel.

Estos operandos pueden ser el dato de una sola celda, o los datos de todo un rango de celdas.

Nota: ¿Cómo se referencian los datos de las celdas?

B7dato de la celda definida por la columna B y la fila 7.

Hoja2!A2 dato de la celda definida por la columna A y la fila 2, en la Hoja2.

C8:E15 rango definido desde la celda C8 hasta la celda E15.

$C$1 referencia absoluta (fija) al dato de la celda C1.

Nota: Otra forma de utilizar funciones, distinta al asistente, es escribir directamente la función en la celda, siguiendo la siguiente sintaxis:

= FUNCIÓN (rango1;rango2;...) El operador igual (=) es obligatorio antes del nombre de la función. Los operandos (celdas o rangos) se separan por punto y coma ( ; )

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para destacar valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Formato condicional:

a) Seleccionar la celda.

b) Formato

c) Cuadro de diálogo:

En este cuadro indicaremos una condición y el formato que deberán tener los valores que cumplan esa condición. Si pulsamos sobre Agregar >> podemos aplicar más de una condición. Como máximo podemos aplicar tres condiciones distintas.

Las hojas de cálculo permiten obtener gráficos a partir de los datos que se tengan en dicha Hoja.